开会流程(例会到底怎么开?跟着这个流程走)
本节给各位读者分享的内容是如何开好周例会月例会
全套资料内容较珍贵,收录在企业管理手册专栏。
例会,一件非常简单又非常难做到的事情。很多公司的例会开得确实不怎么样,怎么开的都有。高效率例会,要借鉴早会的形,夕会的势,重新定位,做出创新。
要知道如何开好会,我们已经有一句口号:会而议、 议必决、决必行、行必果。
但除了口号,还需要一个可操作性强的套路,今天我们就讲这个套路,其实记住一个英语单词就够了,PATIO,这个英语单词的中文意思是“庭院”。我们可以想象,开会在庭院里开,就更容易记住。这个英文单词的每一个首字母代表会议的一个原则。
目的(Purpose)
议程(Agenda)
时间(Timed)
信息(Information)
结果(Outcomes)
80%的会议都没有达到预期效果。
一般来说,务虚的会议好开,务实的会议难开;计划性的会议好开,解决问题的会议难开;问题明显,要求整改的会议好开;问题不明显,分析责任源头的会议不好开。
另外,例会中,情况汇报多,原因分析少;问题说明多,解决建议少;听得多,说得少;会议记录多,落实到位少。
如何解决上述问题,使周例会更高效呢?
1.首先要端正对例会的态度
每个同事其实对工作例会有一种排斥或者敷衍的心理,如若不及早改变他们的观念,端正他们的态度,那么例会是很难真正有效开展起来的。即便开展起来了,也会成为“批斗会”“推诿会”“聊天会”……这样的例会开来开去还真的是没什么意思。
2.管理者做好带头作用
管理者是底下员工的头,是他们的榜样,如果从管理者这里就开始不重视例会了,那么底下的员工就更加不会重视这样的会议了。这样会导致整个例会形同虚设,即便开展起来了,也很难发挥到其应有的作用。
3.让大伙明确开会的目的
之所以要坚持开工作例会,主要也是为了总结工作中的各项经验和教训,有的好经验要懂得和大家分享,有失败的地方要拿出来跟大家一起讨论吸取教训。另外,还要再制定新的工作计划,让大家明确下一阶段的目标和任务是什么。总之,开会就是要就事论事,指导新的工作的。
4.开会要让更多人积极参与
开例会是全体人员共同参与的会议,千万不要整个会议开完下来,全部都是管理者一个人在讲话,这样的意义真的很没意思。所以不妨发动大家一起参与会议的讨论,搜集大家的意见和信息,并做好部门成员之间的沟通和协调,这样的例会才真正是成功的。
5例会的开展要有条理
例会的流程一定要清楚,在开例会前管理层一定要想清楚今天的主题是什么,主要的重点在哪儿,并且要把握好开会的节奏,千万不要出现拖沓的情况。否则时间浪费了,又没有谈到点子上,真的是浪费时间。所以注意把握好开会的条理和节奏,也是很重要的。
6注意例会的多种样式
开会也可以有多种形式的,比如说可以是管理者主讲,也可以由员工主讲,并分享他们成功的一些经验。当我们例会的形式变得丰富多彩了,大家的积极性也容易被调动起来。这样的例会也算是比较成功的。
(企业管理手册里已附上周例会月例会流程规定方案)
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