许多企业常会组织员工培训,帮助大家提高工作效率。除了个人意识上的提升,工作方法也很重要。在这里蛛叫兽给大家介绍一些实用的工作管理方法,主要分为以下三个类别:
- 时间管理 目标管理 计划管理
通过有方法的自我管理,可以帮助大家按时按质按量完成工作,解决焦头烂额的忙碌却没有结果的问题,成为高效能的职场人。
时间管理在管理学上,时间管理是有效地运用时间,降低变动性。时间管理的目的只有一个:决定什么事该做,什么事不该做。互联网时代,似乎每个人都生活在忙碌之中,微信、电话、短信、会议、任务,我们几乎无时无刻不在接受信息与任务的冲击,时间管理成了每个人工作生活中必备的基本能力。
四象限原理
工作繁杂,我们把一天要做的事情列出来,分别放在下面四象限里对号入座。
优先解决第一象限!
紧急重要的事情具有紧迫性和重要性,必须优先处理解决它。
关注第二象限!
重要但不紧急的事项其具有重大的影响,且因不紧急我们拥有更多时间去充分准备,能得到更好的结果。成功的人往往会把焦点放在第二象限!规划好第二象限的工作才能减少第一象限的工作量。
走出第三象限!
紧急重要和紧急不重要常常容易让人混淆,往往因为很紧急的假象使人容易投入其中而碌碌无功。如果能够让别人去做的,可以授权让别人去做。
减少第四象限!
对于不紧急不重要的事情就不要浪费太多时间,减少拖延的习惯。
80/20法则
19世纪意大利经济学家帕雷托发现:80%的财富掌握在20%的人手里,从此这种80/20规则在许多情况下得以广泛运用。在时间管理上,也有着80/20时间法则。
假定工作项目是以某价值序列排定的,那么80%的价值来自于20%的项目,而20%的价值来自于80%的项目,如下图所示:
高效运用80/20法则,就会自觉区分重要的少数与琐碎的多数,从纷繁复杂的工作中理出头绪,把更多精力、资源用在最重要、最紧迫的事情上:抓关键人员、关键环节、关键用户、关键项目、关键岗位,因此也就避免了在工作中“胡子眉毛一把抓”现象。
ABC控制法
与80/20法则有些类似,我们依照工作任务对职业与个人目标的重要性分为三个等级,特别重要列为A,比较重要的列为B,不重要的列为C。一般来说A任务,是必须做好的,应该投入更多的时间;B任务是应该做的,而C任务占用时间多但产出少,应该减少投入时间,想办法事半功倍的完成它。可以用下方表格规划一天的工作。
目标管理目标管理作为一种科学的管理方法,是德鲁克于1954年在《管理实践》一书中提出的。
德鲁克认为,并不是有了工作才有目标,而是有了目标才能确定每个人的工作。企业的使命和任务,必须转化为目标。如果一个领域没有目标,这个领域的工作必然被忽视。
“SMART”法
据哈佛关于目标的跟踪调查研究发现,善于将时间和精力用在一个目标上的人,更有可能也更容易成功。
运用“SMART”原则,首先定下一个大目标,然后精细细化:
S:目标必须是可确定的、具体的,要对标特定的工作指标,不能笼统;
M:目标必须是可衡量的,衡量的指标是数字化或者行为化的,验证这些指标的数据或信息是可获取的;
A:目标必须是可实现的,在付出努力的情况下可以实现;
R:与其他目标有一定关联系,是显示可行的;
T:目标必须有明确的截止期限。
目标多杈树法
用SMART定下来目标,接下来就需要拆分目标去落实,可以参考目标多杈树法分解目标。
具体操作方法:
- 写出大目标; 写出大目标所有必要及充分条件(子目标) 写出子目标所有必要及充分条件(具体目标) 检查多杈树分解是否充分; 评估目标是否能达成。
6W3H法则
“6W3H”法是一种自我设问的方法,帮助大家发现问题,寻找新思路、做出新对策的方法。它简单易行,易于理解应用,对于决策和执行活动措施非常有帮助。
在实际管理中,职责不清,权责不明的现象还大量存在。职责清晰是管理工作的基本准则,任何的管理都是从管理职位开始的,其基本的要求就是职责清晰,权责明确度。一个项目如何开展,就可以用6W3H的方法去明确职责和落实计划。
PDCA法
PDCA循环又称为“戴明环”,是由美国质量管理专家戴明发扬光大的,是全面质量管理所应遵循的科学程序。PDCA分别代表的含义如下:
以上四个过程不是运行一次就结束,而是周而复始的进行,一个循环完了,解决一些问题,未解决的问题进入下一个循环,这样阶梯式上升的。因而每经历一个PDCA循环,质量就会上升一个新的高度,可以不断循环,从而持续改进、提高。
实施PDCA循环一般分为8个步骤:
PLAN:
1.分析现状,找出存在的问题;
2.分析产生问题的原因或影响因素;
3.找出问题的主要原因或影响的主要因素;
4.制定措施,提出行动计划;
DO:
5.实施行动计划;
CHECK:
6.评估结果(分析数据);
ACTION:
7.标准化和进一步推广;
8.在下一个改进机会中重新使用PDCA循环。